Datenschutzhinweise

EDITIERBARE VORLAGE – VOR EINEM ECHTEN PILOT ZU VERVOLLSTÄNDIGEN
Stand: 15.10.2026

Tätigkeitsanalyse – Gemeinsam besser arbeiten
OK solutions GmbH / Marke OK immocare

1. Verantwortliche Stelle
OK solutions GmbH
Anschrift: [ERGÄNZEN]
Kontakt für Fragen zum Datenschutz: [ERGÄNZEN]
Datenschutzbeauftragte Person, soweit vorhanden: [ERGÄNZEN]

2. Zweck der Untersuchung
Wir untersuchen für einen begrenzten Zeitraum unsere Arbeitsabläufe. Wir möchten unnötigen Verwaltungsaufwand, Unterbrechungen und Doppelerfassung erkennen und die Organisation verbessern. Die Anwendung dient nicht individuellen Leistungsbewertungen oder automatisierten Personalentscheidungen. Sie erstellt keine Ranglisten.

3. Welche Daten verarbeitet werden
Name, Tätigkeitsbereiche, gewählte Kategorien, Beginn und Ende von Tätigkeiten, kurze Tätigkeitsbeschreibungen (beim Abschluss erforderlich, außer Pausen), gemeldete Hindernisse und freiwillige Tagesrückblicke. Technisch erforderlich sind außerdem Einladungen, Sitzungen, Synchronisierungsbelege und ein minimales Änderungsprotokoll (Art, Eintrags-ID und Zeitpunkt einer Korrektur, ohne Vorher-/Nachher-Inhalte). Sicherheitsprotokolle erfassen Rohdatenexporte.
Keine GPS-Ortung, keine Bildschirm- oder Tastaturüberwachung, keine Kamera- oder Mikrofonaufzeichnung, keine Erfassung privater Smartphone-Aktivitäten. Für die Spracheingabe verwendest du gegebenenfalls die Funktion deiner eigenen Tastatur; deren Datenverarbeitung erfolgt außerhalb dieser Anwendung.
Bitte keine Kundennamen, Gesundheitsdaten, privaten Angaben oder Geschäftsgeheimnisse in Freitextfelder eingeben.

4. Rechtsgrundlage und Rahmen
[VOR DEM PILOT KLÄREN UND EINTRAGEN: tragfähige Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit, gegebenenfalls betriebliche Vereinbarung und Beteiligung der Beschäftigtenvertretung. Die freiwilligen Rückblickfragen sind kein Ersatz für eine geklärte Rechtsgrundlage der gesamten Untersuchung.]
Beginn und Ende des Pilots: [ERGÄNZEN]
Ist die Teilnahme verpflichtend oder freiwillig? [KLÄREN]
Ansprechperson für Fragen oder Berichtigungen: [ERGÄNZEN]

5. Zugriffe und Empfänger
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Angaben. Berechtigte Verantwortliche verwalten Zugänge und sehen geschützte Gesamtauswertungen. Personenbezogene Rohdaten einschließlich Freitexten können ausschließlich Administratoren mit einer zusätzlichen ausdrücklichen Berechtigung exportieren. Verantwortliche müssen diese Berechtigungen sparsam vergeben und dokumentieren.
Kleine Statistikgruppen werden technisch unterdrückt. Dies ist keine Garantie vollständiger Anonymität; Kontextwissen und Kombinationen mit anderen Informationen müssen vor Weitergabe berücksichtigt werden.
Konkret berechtigte Funktionen/Personen: [ERGÄNZEN]
Hosting-/IT-Dienstleister, Verarbeitungsorte und etwaige Unterauftragnehmer: [ERGÄNZEN]
Auftragsverarbeitungsverträge und gegebenenfalls Drittlandbezug: [PRÜFEN UND ERGÄNZEN]
Es werden keine Inhalte an einen KI-Dienst übertragen.

6. Aufbewahrung und Löschung
Konkrete Frist und Begründung: [ERGÄNZEN; technische Voreinstellung 30 Tage nach Eintragsende, bei offenen Einträgen nach Beginn]
Verantwortlich für die regelmäßige Löschung: [ERGÄNZEN]
Die Löschung abgelaufener Einträge wird im Administrationsbereich ausgelöst. Backups, Exporte und lokale Sicherungen müssen in ein eigenes Löschkonzept aufgenommen werden. Mitarbeiterkonten werden für die Dauer des Pilots geführt; nach Projektabschluss ist die vollständige Datenbank nach dokumentierter Freigabe zu entfernen.
Auf dem persönlichen Gerät werden eigene Einträge zur Offline-Nutzung gespeichert. Beim regulären Abmelden wird diese lokale Kopie entfernt. Nicht synchronisierte Angaben müssen vor dem Abmelden synchronisiert werden. Bei Geräteverlust kann der Serverzugang gesperrt werden; bereits lokal gespeicherte Daten lassen sich technisch nicht aus der Ferne löschen. Gerätesperre verwenden.

7. Rechte und Kontakt
[VERANTWORTLICHE ERGÄNZEN DIE IM KONKRETEN FALL GELTENDEN BETROFFENENRECHTE, AUSÜBUNGSWEGE UND ZUSTÄNDIGE AUFSICHTSBEHÖRDE.]
Einträge können in der Anwendung korrigiert werden. Bei weitergehendem Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschungsbedarf wende dich an die oben genannte Kontaktstelle.

Diese Vorlage und die technische Umsetzung ersetzen keine rechtliche Prüfung. Vor einem echten Pilot müssen insbesondere Rechtsgrundlage, Dienstleister, Verträge, Aufbewahrung, Zugriffsrollen und Mitbestimmungsrechte geklärt werden. Es wird keine vollständige DSGVO-Konformität allein aufgrund der Software behauptet.